Polityka prywatności

Administrator
CX Med s.r.o.
Havlíčkova 190/12
737 01 Český Těšín

Dane rejestrowe
IČO: 19474644

Kontakt w sprawach danych
Laura Welet
lwelet@cxmed.pl

Wersja dokumentu
20 października 2026 r. (projekt do zatwierdzenia)

Najważniejsze informacje
Podanie danych do kontaktu lub organizacji wizyty jest dobrowolne, ale może być konieczne do obsługi zgłoszenia. Kwestionariusz potrzeb wzrokowych jest dobrowolny. Nie stosujemy profilowania ani decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest CX Med s.r.o., z siedzibą przy ul. Havlíčkova 190/12, 737 01 Český Těšín, Republika Czeska, IČO: 19474644, dalej jako „Administrator” lub „CX Med s.r.o.”

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i korzystania z praw wynikających z RODO możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: Laurą Welet, e-mail: lwelet@cxmed.pl. Korespondencję możesz również przesłać na adres siedziby Administratora.

2. Zakres stosowania polityki

Polityka dotyczy w szczególności osób:

• odwiedzających serwis tesinmc.pl;
• korzystających z formularza kontaktowego;
• wypełniających dobrowolny kwestionariusz potrzeb wzrokowych i stylu życia dostępny w serwisie;
• zamawiających rozmowę telefoniczną;
• przesyłających zgłoszenie rezerwacji online;
• kontaktujących się poprzez adres poczty elektronicznej;
• kontaktujących się telefonicznie, w tym za pośrednictwem infolinii;
• zainteresowanych konsultacją, wizytą lub zabiegiem;
• korzystających ze świadczeń zdrowotnych udzielanych przez CX Med s.r.o.

3. Skąd pozyskujemy dane osobowe?

Dane pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie, w szczególności za pośrednictwem formularzy internetowych, podczas rozmowy telefonicznej, korespondencji e-mailowej lub bezpośredniego kontaktu. Możemy otrzymywać je również od podmiotów uczestniczących w organizacji świadczenia zdrowotnego, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna.

Dane mogą zostać przekazane również przez osobę działającą w Twoim imieniu, na przykład członka rodziny, przedstawiciela ustawowego albo pełnomocnika. Osoba przekazująca cudze dane powinna posiadać odpowiednie upoważnienie i poinformować osobę, której dane dotyczą, o przekazaniu ich Administratorowi.

4. Jakie dane przetwarzamy?

Zakres przetwarzanych danych zależy od celu kontaktu i rodzaju usługi. Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• numer telefonu i adres e-mail;
• treść wiadomości e-mail oraz informacje podane w formularzu;
• preferowany termin kontaktu, konsultacji, wizyty lub zabiegu;
• datę urodzenia i numer PESEL;
• adres zamieszkania lub zameldowania;
• dane potrzebne do potwierdzenia tożsamości;
• informacje organizacyjne związane z wizytą lub świadczeniem;
• dane rozliczeniowe;
• dane zawarte w dokumentach przekazanych w związku ze świadczeniem;
• dane dotyczące zdrowia – wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji lub realizacji świadczenia;
• odpowiedzi udzielane w kwestionariuszu potrzeb wzrokowych, w tym informacje o sposobie korekcji wzroku, czynnościach wykonywanych na co dzień, oczekiwaniach dotyczących widzenia, dolegliwościach oczu, przebytych zabiegach i zgłoszonych chorobach – wyłącznie w zakresie potrzebnym do konsultacji;
• dane techniczne zbierane podczas korzystania z serwisu.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5.1. Formularz kontaktowy, wiadomości e-mail, zamówienie rozmowy i infolinia

Dane przekazane za pośrednictwem formularzy kontaktowych, poczty elektronicznej lub podczas rozmowy telefonicznej przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, skontaktowania się z Tobą, przedstawienia informacji o usługach, umówienia wizyty oraz prowadzenia komunikacji związanej ze zgłoszeniem.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt dotyczy działań podejmowanych na Twoje żądanie przed zawarciem umowy – albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i komunikacji z osobami zainteresowanymi usługami.

Rozmowy z infolinią są nagrywane automatycznie. Przed połączeniem z konsultantem odtwarzamy komunikat o nagrywaniu. Nagrania wykorzystujemy do dokumentowania ustaleń, wyjaśniania reklamacji oraz kontroli jakości obsługi; obecnie nie wykorzystujemy ich do szkolenia pracowników. Podstawą przetwarzania zwykłych danych osobowych zawartych w nagraniach jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora w dokumentowaniu uzgodnień i ocenie jakości obsługi).

Nagrania mogą zawierać dane dotyczące zdrowia. W zakresie, w jakim są one niezbędne do udzielania świadczeń zdrowotnych, ich przetwarzanie może odbywać się na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO, pod warunkami art. 9 ust. 3 RODO; gdy jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO. Dostęp do nagrań mają wyłącznie osoby upoważnione. Zasady retencji opisano w pkt 9.

5.2. Zgłoszenie rezerwacji online

Przesłanie formularza rezerwacji online oznacza zgłoszenie zainteresowania wybranym terminem. Samo wysłanie formularza nie stanowi ostatecznego potwierdzenia rezerwacji.

Po otrzymaniu zgłoszenia skontaktujemy się z Tobą telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, zgodnie z preferowaną przez Ciebie formą kontaktu, w celu:

• uzupełnienia lub potwierdzenia danych osobowych i medycznych;
• sprawdzenia dostępności i ustalenia terminu;
• umówienia konsultacji, wizyty lub zabiegu;
• przekazania informacji organizacyjnych;
• potwierdzenia, zmiany albo odwołania terminu.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy. Dodatkową podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej obsłudze zgłoszeń i zarządzaniu terminami.

5.2a. Kwestionariusz potrzeb wzrokowych i stylu życia pacjenta (formularz WWW)

W serwisie udostępniamy dobrowolny kwestionariusz potrzeb wzrokowych i stylu życia, który może wypełnić także osoba przed umówieniem wizyty. Odpowiedzi służą obsłudze zgłoszenia, poznaniu potrzeb wzrokowych i przygotowaniu konsultacji okulistycznej, a w razie potrzeby – dalszego świadczenia zdrowotnego. Mogą zawierać informacje o stanie zdrowia, w tym chorobach oczu i przebytych zabiegach. Niewypełnienie ankiety nie uniemożliwia kontaktu ani zgłoszenia rezerwacji. Ankieta nie stanowi diagnozy ani automatycznej kwalifikacji do zabiegu.

Jeżeli ankietę wypełnia osoba przed rozpoczęciem opieki zdrowotnej, podstawą przetwarzania dobrowolnie podanych danych jest jej zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a w odniesieniu do danych dotyczących zdrowia – wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), udzielana odrębnie w formularzu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Jeżeli odpowiedzi są następnie niezbędne do udzielania świadczeń i stają się częścią dokumentacji medycznej, ich dalsze przetwarzanie odbywa się na odpowiedniej podstawie prawnej, w tym art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO, jeżeli spełniono warunki właściwych przepisów i art. 9 ust. 3 RODO.

W ankiecie prosimy o podawanie wyłącznie informacji potrzebnych do przygotowania konsultacji, bez zbędnych danych innych osób. Odpowiedzi są przekazywane jako załącznik PDF na wyznaczoną skrzynkę e-mail, do której dostęp mają osoby upoważnione. W razie potrzeby mogą zostać wprowadzone do systemu cxmed lub dołączone do papierowej dokumentacji medycznej. Dane te nie są wykorzystywane do marketingu ani do wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

5.3. Organizacja świadczenia zdrowotnego i potwierdzenie tożsamości

Dane przetwarzamy w celu potwierdzenia tożsamości, przygotowania dokumentów i organizacji świadczenia zdrowotnego przez CX Med s.r.o. w Czechach.

W zakresie zwykłych danych osobowych podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – zawarcie lub wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków prawnych, a w odpowiednim zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes związany z prawidłową organizacją świadczenia.

Jeżeli przetwarzane są dane dotyczące zdrowia, podstawą ich przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zakresie, w jakim spełnione są warunki dotyczące zapewnienia opieki zdrowotnej, leczenia lub zarządzania usługami opieki zdrowotnej. W przypadkach, w których ta podstawa nie ma zastosowania, przetwarzanie może odbywać się na podstawie wyraźnej zgody, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

5.4. Potwierdzenie, zmiana i przypomnienie o terminie

Numer telefonu i adres e-mail możemy wykorzystywać w celu potwierdzenia terminu, przypomnienia o wizycie, zmiany lub odwołania wizyty, doprecyzowania godziny zabiegu oraz przekazania informacji organizacyjnych związanych z realizacją świadczenia. Wiadomości organizacyjne nie mają charakteru marketingowego.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej organizacji usług i obsłudze pacjenta – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W wiadomościach SMS dotyczących kontaktu z pacjentem możemy udostępniać odnośnik do Polityki prywatności i odpowiedniej klauzuli informacyjnej, jeśli jest to właściwe dla etapu kontaktu. Odnośnik do Polityki jakości, jeśli taki dokument jest przesyłany, nie zastępuje informacji o przetwarzaniu danych osobowych. Nie umieszczamy w standardowych wiadomościach SMS szczegółowych odpowiedzi z kwestionariusza ani wyników badań.

5.5. Rozliczenia oraz obowiązki podatkowe i rachunkowe

Dane możemy przetwarzać w celu wystawiania rachunków i faktur, prowadzenia ksiąg, realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych oraz wykonywania innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

5.6. Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane możemy przetwarzać w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z działalnością Administratora. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora.

5.7. Badanie jakości obsługi

Po zakończeniu obsługi możemy poprosić Cię o dobrowolne wyrażenie opinii. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na badaniu jakości i doskonaleniu usług. Możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w tym celu.

5.8. Bezpieczeństwo i prawidłowe funkcjonowanie serwisu

Dane techniczne i logi serwera możemy przetwarzać w celu zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, wykrywania błędów, nadużyć i prób nieuprawnionego dostępu, obsługi formularzy oraz diagnozowania problemów technicznych.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony.

6. Komu możemy przekazać dane?

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu, w szczególności:

• CX Med s.r.o. oraz innym podmiotom leczniczym, jeżeli ich udział będzie niezbędny do prawidłowej realizacji świadczenia zdrowotnego;
• dostawcom systemu cxmed i infrastruktury wspierającej jego działanie, w tym OVH w zakresie hostingu i przechowywania załączników w regionie Warszawa, a także dostawcom poczty i innych usług IT;
• podmiotom obsługującym formularze internetowe, system rezerwacji i infolinię, a w zakresie integracji z procesem obsługi pacjenta również YesEyes, jeżeli w danym procesie jest wykorzystywany;
• dostawcom usług teleinformatycznych i telekomunikacyjnych, w tym zewnętrznej bramce SMS wykorzystywanej do kodów OTP i powiadomień oraz dostawcy serwera pocztowego tesinmc.pl;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, kadrowo-płacowe, prawne i doradcze; zewnętrzna obsługa księgowa korzysta m.in. z systemów MONEY S4, MONEY S3 i FORM oraz przechowuje dokumenty w zabezpieczonym środowisku serwerowym, chmurze i archiwum papierowym; zewnętrzny dostawca usług IT utrzymujący to środowisko może mieć techniczny dostęp do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do zarządzania, konserwacji i rozwiązywania problemów technicznych;
• spółce komandytowej na potrzeby rozliczenia wniosków NFZ;
• operatorom pocztowym i firmom kurierskim;
• osobom upoważnionym przez Ciebie;
• zakłady ubezpieczeń, kancelarie prawne, sądy, organy administracji publicznej oraz inne podmioty uprawnione do otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa;
• organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

7. Rola administratora i dokumentacja medyczna

CX Med s.r.o. jest administratorem danych przetwarzanych w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i prowadzeniem dokumentacji medycznej oraz odpowiada za zgodność tego przetwarzania z przepisami mającymi zastosowanie do działalności medycznej.

Dane i dokumenty niezbędne do organizacji oraz realizacji świadczenia mogą być przekazywane pomiędzy podmiotami uczestniczącymi w organizacji opieki wyłącznie w zakresie niezbędnym, na właściwej podstawie prawnej i z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń. Szczegółowe okresy przechowywania dokumentacji medycznej wynikają z przepisów właściwych dla CX Med s.r.o.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Infrastruktura systemu cxmed obejmuje hosting i Object Storage OVH w Europejskim Obszarze Gospodarczym, w tym w regionie Warszawa. Jeżeli dane są przekazywane poza EOG w związku z korzystaniem z usług zewnętrznych dostawców, stosujemy właściwy mechanizm zgodny z art. 44–49 RODO, np. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne.

9. Jak długo przechowujemy dane?

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji określonego celu:

• dane dotyczące zapytań i formularzy kontaktowych – do zakończenia korespondencji, a następnie przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu i ochrony przed roszczeniami;
• dane ze zgłoszeń rezerwacji – przez okres obsługi zgłoszenia i realizacji usługi, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
• dane z dobrowolnego kwestionariusza potrzeb wzrokowych – przez okres niezbędny do obsługi zgłoszenia i przygotowania konsultacji; jeśli staną się częścią dokumentacji medycznej, przez okres wynikający z przepisów właściwych dla takiej dokumentacji; w uzasadnionym zakresie także przez okres niezbędny do ochrony roszczeń;
• dane związane z umową – przez czas jej realizacji oraz okres przedawnienia roszczeń;
• dane księgowe i podatkowe – przez okres właściwy dla danej kategorii dokumentu; zgodnie z informacją przekazaną przez zewnętrzną obsługę księgową standardowe dokumenty księgowe są przechowywane przez 5 lat, a końcowe sprawozdania finansowe przez 10 lat;
• dane przetwarzane w związku z roszczeniami – do zakończenia postępowania lub upływu okresu przedawnienia;
• dane wykorzystywane do badania jakości – do wniesienia skutecznego sprzeciwu albo utraty przydatności danych do tego celu;
• nagrania rozmów z infolinii – przez 30 dni od rozmowy;
• logi techniczne – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa systemów, wykrywania incydentów i usuwania błędów, zgodnie z zasadami retencji ustalonymi dla poszczególnych kategorii logów;
• dane związane z cookies – przez okres działania poszczególnych plików cookies, opisany w informacji o cookies dostępnej w serwisie.

10. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale może być niezbędne do uzyskania odpowiedzi, realizacji prośby o kontakt, obsługi zgłoszenia rezerwacji, umówienia wizyty, potwierdzenia tożsamości, organizacji świadczenia, zawarcia lub wykonania umowy albo wykonania obowiązków prawnych.

Niepodanie danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić obsługę zgłoszenia lub realizację usługi. Wypełnienie kwestionariusza potrzeb wzrokowych jest dobrowolne; jego pominięcie nie uniemożliwia umówienia wizyty.

11. Twoje prawa

W przypadkach określonych przez RODO przysługuje Ci prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu danych;
• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania prowadzonego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z Inspektorem Ochrony Danych: Laura Welet, lwelet@cxmed.pl, albo prześlij żądanie na adres siedziby Administratora. Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.

12. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, możesz wnieść skargę do Úřad pro ochranu osobních údajů (czeskiego organu nadzorczego) albo do innego organu nadzorczego właściwego zgodnie z RODO, w szczególności dla miejsca Twojego zwykłego pobytu, miejsca pracy albo miejsca domniemanego naruszenia.

Przed wniesieniem skargi zachęcamy do kontaktu z CX Med s.r.o., abyśmy mogli wyjaśnić sprawę i odpowiedzieć na zgłoszone zastrzeżenia.

13. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie stosujemy profilowania.

Obsługa zapytań i ustalanie terminów odbywają się z udziałem pracownika, a nie wyłącznie na podstawie automatycznej analizy danych.

14. Pliki cookies i technologie podobne

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie niezbędne do prawidłowego działania strony i zapewnienia jej bezpieczeństwa. Jeżeli stosowane są cookies służące analizie statystyk, zapamiętywaniu dodatkowych preferencji, wyświetlaniu treści zewnętrznych lub celom reklamowym, ich użycie jest uzależnione od właściwej zgody użytkownika, o ile przepisy wymagają jej uzyskania.

Technicznie niezbędne cookies nie wymagają zgody na ich zapis lub odczyt. Pozostałe cookies wymagające zgody są uruchamiane dopiero po jej udzieleniu. Zasady zapisywania lub odczytywania informacji na urządzeniu użytkownika wynikają z przepisów o łączności elektronicznej właściwych dla działalności serwisu.

Wykaz faktycznie wykorzystywanych cookies, wraz z ich nazwami, dostawcami, celami i okresami działania, udostępniamy w panelu ustawień cookies w serwisie. Użytkownik może w nim zaakceptować albo odrzucić opcjonalne cookies oraz w dowolnym momencie zmienić lub wycofać zgodę. Informacje w panelu uzupełniają niniejszy punkt polityki prywatności.

15. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed dostępem osób nieupoważnionych, nieuprawnionym ujawnieniem, utratą, zniszczeniem, zmianą albo wykorzystaniem niezgodnym z przeznaczeniem. W systemie cxmed transmisja klient–API jest szyfrowana, dane i kopie są chronione mechanizmami szyfrowania, a dostęp jest ograniczany za pomocą kont i ról użytkowników. Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty, które potrzebują go do wykonania swoich obowiązków. Środki bezpieczeństwa są okresowo oceniane i dostosowywane do charakteru danych, zakresu przetwarzania i występujących zagrożeń.

Ankiety zawierające informacje o stanie zdrowia są przesyłane na wyznaczoną skrzynkę e-mail w formie załącznika PDF, z użyciem szyfrowanego połączenia. Dostęp do skrzynki i odpowiedzi mają wyłącznie osoby upoważnione, zgodnie z zakresem obowiązków. W razie potrzeby odpowiedzi mogą zostać zapisane w systemie cxmed lub dołączone do dokumentacji papierowej. Zabezpieczenia podlegają ocenie ryzyka uwzględniającej szczególny charakter danych dotyczących zdrowia.